Perkembangan teknologi memungkinkan pekerjaan dilakukan dari mana saja dan kapan saja. Fleksibilitas ini pun memunculkan dampak baru bagi industri pekerjaan, yaitu pekerjaan yang dapat dilakukan secara remote atau jarak jauh. Salah satunya adalah virtual assistant atau VA.
Akhir-akhir ini, asisten virtual menjadi profesi yang sedang populer dan diminati banyak orang. Banyak juga bisnis yang mulai beralih menggunakan asisten virtual untuk kemudahan operasional mereka.
Apa itu virtual assistant?
Dilansir dari The Balance SMB, virtual assistant merupakan seseorang yang memberikan layanan administrasi dan dukungan bisnis kepada perusahaan dari jarak jauh atau remote. Profesi ini tidak jauh berbeda dengan asisten pada umumnya, hanya saja dilakukan secara virtual dengan dukungan perangkat digital dan dapat dilakukan di mana saja secara online.
Profesi ini dianggap sangat efektif dan efisien karena virtual assistant tidak membutuhkan ruangan khusus dan perusahaan tidak perlu biaya operasional. Dari segi tugas pun, profesi asisten virtual ini memiliki tugas dan fungsi sebagaimana asisten lainnya.
Apa saja tugas yang bisa dilakukan oleh virtual assistant?
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, asisten virtual dapat melakukan pekerjaan layaknya asisten biasa tanpa perlu melakukan tatap muka. Beberapa tugas yang biasa dilakukan oleh asisten virtual antara lain sebagai berikut.
Mengatur pekerjaan admininstratif
Pekerjaan umum yang pertama virtual assistant adalah hal yang berupa administratif dalam bisnis. Contohnya seperti mengatur jadwal, menjadwalkan rapat, mengatur perjalanan dinas, mengatur kalender, hingga menerima panggilan melalui saluran yang terhubung.
Melakukan pembukuan
Melacak keuangan adalah salah satu bagian penting dalam sebuah bisnis. Peran virtual assistant di sini adalah membantu untuk mengelola anggaran, melakukan pembelian yang dibutuhkan perusahaan, hingga melacak pengeluaran ke mana saja.
Berperan sebagai asisten pribadi
Tidak jauh berbeda dengan fungsi administratif dalam bisnis, asisten virtual juga dapat ditugaskan sebagai asisten pribadi. Umumnya, virtual assistant diminta untuk membantu mengatur tugas yang berada di luar pekerjaan. Misalnya mengatur perjalanan liburan keluarga mereka, memesankan akomodasi, dan menyiapkan hadiah untuk teman.
Mengelola media sosial
Di zaman seperti sekarang, peran media sosial sangat penting bagi sebuah bisnis atau perusahaan. Oleh karena itu, tak sedikit klien yang akan meminta asisten virtualuntuk mengelola media sosial perusahaan.
Tugas yang umum dilakukan asisten virtual kurang lebih sama seperti seorang admin. Seperti membalas komentar dari pelanggan, aktif melakukan komunikasi dengan followers, melakukan jadwal posting hingga memantau insight media sosial tersebut.
Input data
Tugas data entry biasanya dilakukan oleh admin, namun seorang asisten virtual juga dapat membantu melakukan input data, diantaranya seperti mengumpulkan data, memeriksa keakuratan data, serta menghapus data yang tidak perlu. Setelah proses pengumpulan data, penginputan, penyortiran data, dan bahkan penyusunan laporan selesai, data bisa digunakan untuk pertimbangan pengambilan keputusan.
Teknologi dan dukungan untuk virtual assistant
Sejak pandemi mempercepat transformasi digital, minat pada pengalaman virtual, augmented, dan realitas campuran telah meningkat. Dalam beberapa tahun terakhir, teknologi bahkan dapat meningkatkan kualitas hidup seseorang, baik di lanskap personal dan lanskap profesional.
Salah satu temuan baru yang banyak dilirik saat ini adalah dunia virtual atau virtual reality. Bisnis juga mulai memanfaatkan VR untuk segala hal mulai dari pelatihan karyawan hingga wawancara kerja, kolaborasi, dan ide. Sebut saja perusahaan besar seperti Google dan Microsoft.
Adanya perangkat virtual reality yang imersif digunakan Google dan Microsoft untuk memudahkan pekerjaan karyawannya. Mengingat dunia yang makin bergerak ke arah kemajuan digital.
Perangkat VR sekarang ini digunakan tidak hanya sebagai sarana hiburan, tetapi juga penunjang untuk berbagai profesi. Virtual assistant salah satunya.
Perangkat virtual reality dapat membantu komunikasi antar karyawan secara online, membantu perusahaan memberikan pelatihan jarak jauh, juga kolaborasi tanpa batasan jarak. Dalam profesi virtual assistant, bagaimana kehadiran virtual reality dapat menunjang produktivitas asisten online ini?
Pelatihan yang lebih mendalam dan kesempatan belajar
Peran virtual assistant sangat beragam dan bervariasi. Asisten online diminta mengerjakan sejumlah tugas dan persyaratan yang berbeda untuk perusahaan, menangani segala hal mulai dari korespondensi email hingga pemasaran media sosial, penjadwalan konten, penelitian, dan akuntansi.
Untuk memberikan hasil yang baik, virtual assistant membutuhkan pemahaman yang lebih dalam tentang bisnis yang akan mereka kerjakan dan tugas yang akan mereka selesaikan. Dulu, perusahaan mengandalkan pengiriman dokumentasi dan pedoman yang rumit kepada calon karyawan. Sekarang, proses tersebut lebih mudah berkat adanya VR.
Perusahaan dapat memberikan lebih banyak pelatihan pada virtual assistant dan mempersiapkan mereka untuk semua jenis tugas dalam waktu sesingkat mungkin. Banyak perusahaan telah mulai menggunakan VR untuk tujuan pelatihan, dari NASA, hingga Siemens, dan UPS.
Selain itu, pelatihan dengan VR juga dianggap dapat menghasilkan retensi pengetahuan yang lebih baik, membuat karyawan lebih terlibat, juga memahami materi dengan lebih baik.
Interaksi dengan klien yang lebih baik
Dalam konteks bisnis, virtual assistant akan menangani berbagai interaksi dengan mitra, klien, kontraktor, dan pelanggan atas nama perusahaan. Bagian dari peran asisten di lingkungan ini adalah memastikan mereka menjaga hubungan baik dengan seluruh komunitas perusahaan.
Email, pesan teks, dan bentuk komunikasi lainnya bisa digunakan untuk mempertahankan hubungan baik dengan klien. Namun di satu sisi hal ini mempersulit hubungan emosional antara perusahaan dan klien. Virtual reality dapat menawarkan virtual assistant cara baru untuk terhubung dengan klien melalui interaksi antar-manusia.
Dengan VR, virtual assistant dapat menyusun jadwal tim untuk membahas rantai pasokan, logistik, dan aspek penting lainnya dalam menjalankan bisnis. VR juga dapat membantu asisten untuk memperkenalkan klien baru.
Virtual assistant dapat lebih mudah memandu klien melalui proses pembelian dan penggunaan layanan, serta membangun fondasi untuk hubungan jangka panjang yang lebih kuat.
Kolaborasi antar tim yang lebih baik
Kolaborasi dan komunikasi sangat penting bagi virtual assistant untuk menjalankan peran mereka dengan baik. Fokus virtual assistant ada pada mengantisipasi masalah sebelumnya, meminimalkan pekerjaan berulang, membuat organisasi jadi lebih baik, dan merampingkan penjadwalan.
Namun, untuk memahami sepenuhnya apa yang benar-benar dibutuhkan perusahaan agar berkembang, diperlukan pemahaman mendalam tentang operasional perusahaan. Di sinilah VR bisa berperan.
Dengan realitas virtual, perusahaan dapat memberikan wawasan komprehensif kepada virtual assistant mereka tentang operasi, proses, nilai, dan operasional sehari-hari mereka tanpa proses yang sulit. Terlebih lagi, pengalaman yang ditawarkan VR bersifat imersif.
Virtual assistant dapat terhubung dengan karyawan lainnya dengan dengan mudah untuk mempelajari lebih lanjut tentang kebutuhan mereka. Termasuk membantu mereka menetapkan target, dan merencanakan strategi baru untuk perusahaan.
Selain itu, asisten virtual juga dapat menggunakan virtual reality untuk berkomunikasi dengan anggota tim dan kolega lainnya. Berkat pengalaman imersif dari VR, pengalaman komunikasi yang baru dan berbeda dapat dihadirkan.
Membuat proses rekrutmen jadi lebih baik
Seringkali, kandidat tidak memiliki kesemptan lebih jauh untuk mengenal perusahaan tempat mereka melamar. Kesempatan yang dapat biasanya hanya terbatas saat proses wawancara.
Adanya VR memungkinkan perusahaan untuk memberikan calon karyawan pengalaman baru dan mengenal perusahaan. Misalnya, dengan mengadakan tur kantor virtual yang bisa dilakukan dari mana saja, kapan saja.
Itulah pembahasan mengenai manfaat VR untuk pekerjaan asisten online. Tertarik dengan berita teknologi seperti ini? Masih banyak berita perkembangan teknologi, augmented reality, virtual reality, artificial intelligence dan metaverse di blog metaNesia!
metaNesia juga menawarkan layanan metaverse untuk pemilik bisnis yang ingin mengembangkan usahanya ke dunia digital. Cek selengkapnya di metaNesia bisnis!
Twitter
Linkedin