Pandemi Covid-19 yang menyerang dunia pada tahun 2020 silam tentunya membuat berbagai aktivitas berubah 180 derajat. Hampir semua aktivitas offline yang mengharuskan masyarakat untuk bertemu langsung, diubah menjadi online. Baik dari sektor perusahaan, institusi pendidikan hingga pariwisata pun berubah. Salah satu yang banyak digunakan adalah event online.
Berbagai acara, seminar maupun workshop yang telah direncanakan pun harus berubah dan beralih ke event online (virtual event). Meskipun masih baru, banyak pihak yang menyebutkan bahwa event online juga memiliki kelebihannya sendiri, dibandingkan pengadaan acara tradisional dengan tatap muka.
Pengadaan acara online untuk berbagai kebutuhan
Event online sendiri biasanya merupakan acara seminar, workshop maupun pemberian materi yang dilakukan secara online. Biasanya, penyelenggara acara akan menampilkan event online dalam bentuk webinar melalui beberapa platform video, salah satunya yakni Youtube.
Sekilas, mengadakan acara virtual terdengar mudah karena pihak penyelenggara tidak perlu melakukan beberapa hal seperti yang biasa dilakukan saat membuat acara offline. Karena diadakan secara online, audiens tinggal masuk ke dalam platform webinar yang sudah disetujui. Setelah itu akan tampil narasumber yang menyampaikan materi sesuai dengan sesi dan tema yang disetujui.
Meskipun begitu, nyatanya membuat event online bukanlah sebuah hal mudah. Salah satu perbedaannya adalah tingkat interaksi dan keaktifan peserta.
Saat mengadakan acara secara online, narasumber maupun penyelenggara tidak dapat melihat partisipan secara langsung, seperti saat acara offline. Selain itu, belum tentu event online yang kamu adakan akan diikuti banyak peserta.
Tips membuat event online menarik dan berkesan untuk partisipan
Untuk memastikan event online yang kamu buat berjalan dengan baik, ada beberapa tips menarik yang bisa kamu ikuti.
Branding acara dengan matang
Sebelum membuat event online, kamu harus mengetahui lebih dahulu branding dan konsep utama dari acara yang akan dibuat. Tanpa pemikiran branding dan konsep yang matang, event yang kamu adakan dapat berlangsung berantakan.
Idealnya, kamu bisa melakukan branding atau konsep acara 8 bulan hingga 1 tahun sebelum acara dimulai. Dengan begitu, kamu memiliki waktu yang cukup untuk mengumpulkan panitia serta brainstorming ide acara.
Aktivitas branding pun dapat dilakukan melalui beberapa platform media sosial yang tersedia. Setiap platform media sosial sendiri juga memiliki target audiens yang berbeda, sehingga kamu harus memilihnya dengan sesuai, ya.
Kenali target audiens dan peserta
Setelah mendapatkan branding dan konsep acara, sekarang kamu perlu mengenal serta mengetahui target audiens dan peserta yang akan mengikuti acara kamu. Pastikan acara yang kamu adakan baik webinar maupun workshop cukup menggaet niche market, sehingga banyak calon peserta yang tertarik.
Ada beberapa pertanyaan yang bisa membuat kamu mendapatkan insight lebih terkait target audiens dan peserta. Beberapa diantaranya seperti:
- Bidang atau industri apa yang sedang tren dan banyak dinikmati
- Seberapa aktif target audiens yang disasar di media sosial
- Jenis penawaran serta topik apa yang digemari
Pilih waktu dan durasi yang tepat
Pemilihan waktu dan durasi juga berperan penting untuk memastikan acara yang kamu buat ramai diikuti. Hal ini dikarenakan semenjak pandemi, hampir semua aktivitas beralih online sehingga belum tentu mereka mempunyai waktu kosong untuk bisa mengukuti webinar online.
Biasanya, acara atau sesi online akan dilakukan saat jam kerja karyawan selesai pada pukul 19.00 ataupun 20.00 WIB. Sedangkan untuk pilihan harinya, bisa dilakukan di hari biasa ataupun weekend.
Tidak hanya pilihan waktu, pihak panitia juga harus memperhatikan durasi acara yang akan diadakan. Terlebih karena acara akan dilakukan secara online, audiens mungkin saja merasa bosan dan tidak tertarik dengan acara jika durasi yang dimiliki terlalu lama.
Maka dari itu, pastikan durasi dari acara yang diadakan pas. Idealnya, acara diadakan sekitar 60 hingga 90 menit. Durasi tersebut tentunya sudah termasuk dengan sesi tanya jawab antara pemberi materi dan peserta.
Persiapkan hal teknis dengan baik
Karena diadakan secara online, salah satu isu yang mungkin terjadi adalah hal teknis. Hal teknis yang dimaksud seperti platform yang tiba-tiba lagging, koneksi internet yang terganggu, dan lain sebagainya.
Untuk menghindari hal tersebut, pastikan kamu sudah melakukan gladi resik paling tidak 1 atau 2 hari sebelum event online diadakan. Jadi, kamu dan tim serta pemberi materi sudah lebih familiar dengan platform maupun rundown yang dibuat.
Lakukan sosialisasi dan promosi saat acara berlangsung
Sosialisasi tidak hanya bisa dilakukan sebelum acara dimulai, tapi juga bisa dilakukan saat acara berlangsung serta selesainya event. Hal ini dilakukan agar masyarakat atau pihak lain yang tidak mengikuti acara dapat mengetahui detail ataupun informasi menarik terkait acara, sehingga tertarik untuk mengikuti event online di kesempatan selanjutnya.
Sosialisasi atau promosi yang diadakan saat acara berlangsung juga biasanya berkaitan dengan partnership atau sponsorship yang telah dijalin. Pastikan kamu juga mempromosikan sponsor acara dengan aktif, sehingga kamu dapat menyelenggarakan event online selanjutnya dengan dukungan sponsor.
Untuk mendapatkan jangkauan yang lebih besar, kamu juga bisa bekerja sama dengan influencers maupun KOL (Key Opinion Leader). Namun, pastikan kamu memilih influencers atau KOL yang sesuai dengan target audiens kamu, ya.
Berikan manfaat menarik yang berbeda dari acara lain
Salah satu hal inti untuk membuat event virtual kamu banyak diikuti adalah dengan menawarkan materi serta manfaat menarik, yang tidak ditemukan di tempat lain. Misalnya, setelah acara selesai diadakan, peserta akan mendapatkan pelatihan public speaking khusus dari pembawa materi.
Hal tersebut bisa dilakukan untuk menarik minat calon peserta mengikuti acara. Tidak hanya meramaikan acara, tentunya kamu juga dapat memberikan pengaruh yang cukup besar bagi peserta.
Tentukan narasumber yang tepat
Pemberi materi, informan atau narasumber merupakan salah satu faktor utama calon peserta akan mengikuti event virtual yang diadakan. Pastikan kamu memilik informan yang memang memiliki pengetahuan dalam dan skill berbicara yang baik, sehingga dapat membawa alur acara menjadi menyenangkan.
Selain narasumber, kamu juga harus memilih moderator yang dapat menghubungkan kedua sisi yakni peserta dan pemberi materi. Moderator juga berperan untuk meningkatkan interaksi dan keaktifan peserta saat mengikuti acara.
Pilih platform yang sesuai
Kehadiran pandemi membuat tren acara online meningkat. Oleh sebab itu, kini muncul berbagai platform event virtual yang bisa kamu pilih sesuai dengan kebutuhan. Beberapa platform memiliki fitur yang lengkap seperti penayangan video webinar dan juga chat untuk interaksi peserta. Namun, ada juga beberapa platform yang hanya memiliki satu atau dua fitur, sehingga harus dipadu padankan oleh pihak panitia.
Jadi, pastikan kamu memilih platform yang sesuai untuk menampung dan membuat acara online-mu, ya.
Setelah mengetahui berbagai tips menarik untuk membuat acara online yang lebih menarik dan interaktif, apakah kamu sekarang tertarik untuk membuat acara virtual sendiri? Semoga informasi di atas bisa membantu kamu, ya! Kunjungi blog MetaNesia untuk mendapatkan berita dan informasi terbaru seputar teknologi!
MetaNesia adalah sebuah perusahaan yang mengembangkan dan menyediakan platform untuk memasuki dunia metaverse. Apabila tertarik untuk menggunakan layanan virtual reality, blockchain, augmented reality, dan metaverse, segera bergabung bersama MetaNesia. Hubungi Customer Service kami melalui WhatsApp untuk bertanya dan berkonsultasi secara gratis.
Ayo, coba pengalaman virtual yang menakjubkan dan temukan segala hal yang menarik di dalam metaverse milik MetaNesia. Tunggu apa lagi? Segera unduh aplikasi MetaNesia dan rasakan pengalaman dunia virtual yang tak terbatas!
Twitter
Linkedin